Кадровый учет командировочное удостоверение программа. Автоматизация оформления командировок. Преимущества модуля «Талисман–SQL: Учет кадров»

Собирая в командировку своего сотрудника, организация делает все возможное, чтобы его поездка не только принесла пользу самой фирме, но и не создала лишних проблем уезжающему. Деловые поездки для представителя компании должны быть предельно упрощены. Все заботы о гостинице, транспорте, и документах берет на себя отправляющий.

Расходы, которые понесет командировочный, заранее рассчитываются. Некоторая сумма выдается ему, а на другую покупаются билеты, и бронируется номер. Кроме этого, в деловой поездке, сотрудник наделяется полномочиями.

Как оформляется удостоверение командировочного и как избежать при заполнении некоторых обычных ошибок, чтобы в дороге не возникло проблем, – важная информация, которую обязательно нужно знать.

Когда сотрудник выполняет свои обязанности в офисе компании, все организационные или проектные вопросы решаются руководителем. Но есть ситуации, когда компания вынуждена отправить своего специалиста в другой город. Человек может поехать сам, без командировочного удостоверения.

Такие поездки практикуются достаточно часто, когда организация маленькая и поездка незначительная. По интернету бронируется номер в гостинице, приобретается билет, по телефону сообщается о приезде специалиста.

По приезду он вручает какую-либо доверенность и паспорт, по которым его принимают в компании другого города. Все операции с денежными средствами производятся через бухгалтерию по привычному порядку. Это упрощенный вид.

По закону, крупные предприятия, которые направляют своего представителя в другой город как стажера, специалиста, консультанта или по другим причинам, должны дать ему все полномочия, позволяющие выполнить свою работу так, как задумано. Для этого выдается командировочное удостоверение.

Как осуществляется документальное оформление служебной командировки вы узнаете в этом видео:

Этот документ выдается по распоряжению руководителя сотруднику на время деловой поездки. Дает полномочия и узаконивает его пребывание на территории другого региона или города. В конце командировки, по прибытии домой, удостоверение прикладывается к финансовому отчету по форме №АО-1.

Кроме того что документ нужен в самой поездке и для отчетности, благодаря удостоверению, отсутствие сотрудника на рабочем месте по нуждам компании является оправдательной причиной. Особенно, если командировка может занять месяц, например.

Такие ситуации сейчас происходят довольно часто – специалисты отправляются в Крым, от разных организаций для создания и развития филиалов и дочерних предприятий. РЖД может направить своего работника на ремонтные работы в другой регион на неопределенный срок – в этом случае, командировочные продляются, если компания, принявшая представителя обоснованно попросит об этом.

Выдача командировочного удостоверения не является обязательной.

Форма и структура командировочного удостоверения

Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).

Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.

Удостоверение содержит:

данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
номер внутренней регистрации (по бухучету);
дату выдачи;
Ф. И. О. сотрудника, его должность;
место поездки (название компании);
цель поездки;
на какой срок отправляется;
номер паспорта;
подпись и печать отправляющего директора.

В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.

Как оформляется документ

Несмотря на то, что сейчас удостоверение потеряло свою актуальность, для ведения бухгалтерского учета командировочных расходов, в некоторых организациях создают свой бланк, куда вносят нужные данные. Позже, на их основании списываются суточные. Но чаще всего используют старый образец (Т-10).

Образец заполнения удостоверения.

Оформление командировочного удостоверения происходит в следующем порядке:

Руководитель издает (форма Т-9), по которому определенный сотрудник наделяется полномочиями, для поездки по деловым вопросам, в другую компанию, находящуюся за пределами города. В распоряжении указывается цель поездки и действия сотрудника, которые ждет от него руководство.
На основании приказа Отдел кадров заполняет командировочное удостоверение.
Дополнительно к удостоверению может прилагаться «Служебное задание», которое может быть дополнено еще одним документом – доверенностью. Служебное задание подписывается, например, начальником цеха, а после идет на утверждение к руководству. Дополнительно выдается второй экземпляр договоренности двух компаний с содержанием приблизительно такого перечня обязанностей сторон:

перечень объема работ;
график работ. вы узнаете, что такое скользящий график работы;
требования к обеспечению необходимыми материалами или инструментами своего представителя;
режим работы;
доступ к нужной информации и другие действия со стороны принимающей в оказании всяческой помощи. Кроме этого, руководитель заранее обговаривает условия с принимающей стороной.

По приезду, командировочный должен составить отчет о выполнении служебного задания.
Начальник цеха подписывает отчет.
После этого, командировочное удостоверение, отчет о командировке и по форме №АО-1 сотрудник, который был в поездке, несет в бухгалтерию.
Со стороны бухгалтерии проводятся подсчеты суточных и выделяются средства на приобретение билета, бронирование номера в гостинице по безналичному расчету. Очень часто, командировочным выдаются наличные, и они сами снимают квартиру у частных лиц, чтобы сократить расходы компании. Если билеты и гостиницу оплачивает наличными уезжающий сотрудник, то, по приезду, он должен отнести все документы по расходам, квитанции и билеты в бухгалтерию вместе с отчетами.

Основные ошибки при заполнении

Если компания решила, что ей необходимо выдавать командировочные удостоверения, то и заполнять их нужно правильно. На бланке недопустимы:

исправления и помарки;
неточности в кодах;
ошибки в наименовании организаций (всех);
даты выезда, прибытия, отъезда и прибытия домой должны соответствовать сумме дней в командировке. Подсчет времени в пути считается или нет в количестве командировочных дней? Если, по усмотрению руководства, расчет чистого пребывания на объекте оплачивается по одному тарифу, а время в пути по другому, то в датах должна быть абсолютная точность и ясность;
подпись руководителя должна быть расшифрована;
печать должна быть четкой и ясно прочитываться. Может ли ИП работать без печати – читайте .

Все исправления, если они вдруг появились, должны быть зачеркнуты только одной чертой, а над ошибкой пишут правильную информацию. Можно написать ниже правильный текст и приписать «исправлено». Новый вариант заверяют печатью.

Где фиксируется командировочное удостоверение

Кроме самой компании и ее бухгалтерии, которая на основании отчетов выплачивает налоги, вести учет этого документа никто не заинтересован.

Бланк командировочного удостоверения.

В специальном журнале «Учет командировочных удостоверений» записываются:

данные о лицах, которые были отправлены в командировки;
должности;
номера командировочных удостоверений;
даты выдачи;
сроки пребывания в командировке (отбыл – прибыл);
кто подписал удостоверение (должностное лицо);
подпись самого командировочного.

Таким образом осуществляется учет командировочных.

Простая форма, которая упразднена с 2015 года, иногда бывает необходима. Особых трудностей с заполнением нет, но и халатно относиться к такому документу внутренней отчетности, как командировочное удостоверение, не стоит.

Как оформить командировку в программе 1С – смотрите в этом видео:

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

ФАЙЛЫ

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Опубликована в сборнике программ: 20.11.2010 г.

Операционная система: Windows
Размер программы (дистрибутива): 1104 Kb
Тип лицензии: FreeWare

Программа подготовки документов и ведения данных по командировкам. Используются формы, утвержденные постановлением № 1 Госкомстата от 05.01.2004 г. Программа позволяет: - готовить данные на командирование; - распечатывать все формы командировочных документов (ф.ф. Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а, АО-1); - распечатывать чистые бланки всех документов по командировкам; - готовить данные авансового отчета по командировке; - формировать журнал учета командировок; - вести данные по затратам на командировки и формировать отчеты в разрезе тем и подразделений за любой интервал дат; - формировать справки по командировкам без отчета и список командировок сотрудника за любой интервал дат; - выполнять резервное копирование (в т.ч. автоматическое) и восстановление базы данных; - обслуживание справочников сотрудников, должностей (профессий), подразделений, населенных пунктов, организаций, целей командирования и учетных тем. Без регистрации программа работает как Demo-версия со следующими ограничениями: 1) Нет возможности изменять срок и даты командирования. 2) При формировании командировок и во всех формах и бланках отображается искаженная информация. В версии 3.1 1) Добавлена возможность печати сразу нескольких выбранных командировок. Это удобно для тех случаев, когда приказы на командирование в организации не выпускаются. 2) Аналогично, можно формировать и распечатывать сразу несколько служебных заданий по выбранным записям. 3) Появилась возможность модифицировать шаблон командировки (форма Т-10), например, разместить на нём логотип фирмы. 4) Есть возможность настройки печати односторонней командировки (некоторые организации печатают командировки на обратной стороне служебного задания). 4) Увеличена разрядность поля «код темы» в справочнике тем до 20 знаков. 5) В авансовый отчет добавлена возможность ввода данных по авансам, остаткам и перерасходу командировочных средств. 6) В настроечной форме размерность поля для ввода кода ОКПО увеличена до 10 знаков.

При добавление программы, в каталог нашего сайта, ссылка на Командировки v 3.1 , проверялась антивирусом, но так как файл находится на сервере разработчика или издателя софта, он может быть изменён, мы рекомендуем перед загрузкой программного обеспечения к себе на компьютер, проверять файлы в режиме On-Line антивирусом - откроется в новом окне и будет проверена!

Вы можете скачать Командировки v 3.1 по ссылке разработчика программы:

Скачать Командировки v 3.1

1104 Kb

Данная публикация программы Командировки v 3.1 является свободно распространяемой версией программного обеспечения.

Если данная программа понравилась, то поделитесь её в соцсетях:

Скачать похожие программы:

Командировка 1.3. Shareware
Командировки 4.1 Shareware
Командировка v1.0 FreeWare

Вы можете оставить своё мнение о программе Командировки v 3.1 или комментарии, а также сообщить о битой ссылке на скачивание.
Если у Вас есть вопрос по работе с программой «Командировки v 3.1 », Вы можете задать его здесь, так как многие авторы программ и издатели отслеживают сообщения на этом сайте!
Все рекламные сообщения не по теме, а также ссылками и телефонами будут удаляться!

Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников. Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)